Puc declarar despeses de restaurant i de transport com a despeses d'empresa?

Encara que sembli un tema sense importància, aquets despeses es per dedicar una bona estoa de temps.

La normativa de l'Impost sobre Societats determina que partides estan considerades com a despeses deduïbles, així com les seves excepcions. En el seu article 14, estableix que no seran despesa fiscalment deduïble les liberalitats (aquelles en les que no s'acredita cap relació de la despesa amb la promoció de l'activitat), però matisa que no s'inclouen en elles les despeses per relacions públiques amb clients o proveïdors, ni els que d'acord amb els usos i costums s'efectuen respecte al personal de l'empresa, ni els realitzats per a promocionar, directament o indirectament, la venda de béns i prestació de serveis, ni tampoc els que estiguin correlacionades amb els ingressos.

La normativa vigent a partir de l'1 de gener de 2015, (article 15 de la Llei de l'Impost sobre Societats, 27/2014, de 27 novembre) estableix ara que les despeses per atenció a clients o proveïdors seran deduïbles, no tenint la consideració de liberalitats, amb el límit de l'1% de l'import net de la xifra de negocis del període impositiu, sent l'excés considerat com una liberalitat, i per tant no deduïble fiscalment. La deduïbilitat estarà subjecta a les condicions de sempre: estar vinculats a l'activitat econòmica, estar convenientment justificats i estar registrats comptablement.

Pel que fa a l'IVA suportat d'aquestes despeses, la Llei de l'Impost sobre el Valor Afegit estableix que cal complir una sèrie de requisits perquè aquest sigui deduïble en l'adquisició de béns i serveis per a l'activitat.

Els requisits i condicions, que amb caràcter general, ha de complir un IVA suportat per tenir la consideració fiscal de deduïble, són els següents:

Que estiguin vinculats a l'activitat econòmica desenvolupada. Les despeses han de ser necessaris per a l'obtenció dels ingressos.

Que es trobin convenientment justificats.

I encara que resulti obvi, han d'estar correctament comptabilitzats.

El disposar d'una factura original completa com a document justificatiu és de summa importància. Ha de ser expedida per qui realitzi el lliurament, numerada, datada, amb el lloc d'emissió, amb totes les dades fiscals, tant de l'emissor com del receptor, amb la descripció del concepte, la base imposable, el tipus impositiu aplicat, la quota repercutida i la moneda en què s'efectua. No tindrà validesa el tiquet o factura simplificada tan usual en els establiments hostalers. Per tant, el problema amb què ens trobarem en la majoria dels casos és la manca de la justificació documental necessària, és a dir, la manca de factura completa. Per tant, si volem deduir el corresponent IVA suportat d'aquest tipus de despeses, haurem de sol·licitar una factura completa que contingui les dades descrites.

Amb factures o justificants que no compleixin aquests requisits no serà possible la deducció de l'IVA suportat, encara que la despesa tingui consideració de deduïble en l'Impost sobre Societats.

Dos aspectes a tenir en comptes són que la deducció de l'IVA s'ha de fer abans dels quatre anys de l'emissió de la factura o es perdrà el dret, i segon, que l'IVA és deduïble en la proporció que la despesa aquest afecte a la activitat: Si una despesa s'imputa al 50% a l'activitat, l'IVA corresponent només serà deduïble al 50%.

Dit això, la Llei de l'Impost sobre el Valor Afegit estableix que no podran ser objecte de deducció, en cap proporció, les quotes suportades com a conseqüència de l'adquisició dels següents béns i serveis:

Joies, joies, pedres precioses ...

Els aliments, les begudes i el tabac.

Els espectacles i serveis de caràcter recreatiu.

Els béns o serveis destinats a atencions a clients, assalariats o terceres persones. No tindran aquesta consideració les mostres gratuïtes i els objectes publicitaris d'escàs valor definits en l'art. 7.2 i 7.4 d'aquesta Llei ...

Els serveis de desplaçament o viatges, hoteleria i restauració, llevat que l'import dels mateixos tingués la consideració de despesa fiscalment deduïble a efectes de l'Impost sobre la Renda de les Persones Físiques o de l'Impost sobre Societats.

Amb tots aquests criteris dictats per l'Administració i que no són del tot clars, ens trobem amb el dilema de saber quan l'IVA suportat adquireix la característica de deduïble o no. Veiem al detall que passa amb les despeses per atencions a clients, menjars d'empresa o del personal, desplaçaments o transport, analitzant cada un d'ells.

Despeses en hostaleria i restauració

Són les despeses més habituals en la relació comercial. La norma estableix que no seran deduïbles les quotes d'IVA per despeses en atenció a clients, tot i que, d'altra banda, l'article 96 estableix que l'IVA suportat en despeses de desplaçaments, viatges, hostaleria i restauració és deduïble si la despesa ho és en l'Impost sobre Societats. Això es veu com una contradicció.

Els àpats de treball en què es convida a clients, reuneixen aquestes dues cares. Perquè siguin admeses com a despeses deduïbles de les quotes de l'IVA han d'obeir a relacions públiques amb clients o proveïdors, han de ser utilitzades com a mitjà de promoció de l'activitat i han d'estar correlacionades amb els ingressos. La despesa en menjars de treball és un dels més controvertits, de manera que convé limitar-lo a la lògica de l'activitat i deixar constància sempre del motiu i comensals participants. A més, quan aquestes despeses s'efectuen en caps de setmana la seva acceptació per part de l'Administració tributària es tradueix en complicada. I molt important, només es pot deduir l'IVA quan disposem de factura completa que compleixi amb tots els requisits esmentats, cosa bastant complicada en aquest tipus d'establiments.

Els menjars celebrades per l'empresa amb clients o assalariats en períodes de vacances o nadal, tenen la consideració de despesa deduïble en l'Impost sobre Societats, i per tant, es podrà deduir l'IVA suportat, però sempre que es documenti amb una factura justificativa completa, no servint els tiquets ni factures simplificades.

La mateixa situació es dóna amb els menjars diàries dels treballadors quan vinguin exigides pel desenvolupament de l'activitat econòmica. Tenen la consideració de despesa deduïble per a l'Impost sobre Societats, i per tant, el seu IVA suportat serà deduïble, però sempre complint la resta dels requisits legals i reglamentaris: Factura completa i correcta comptabilització.

Tanmateix, cal no oblidar que la normativa de l'IRPF estableix les quanties màximes exceptuades de gravamen en el cas de despeses de manutenció quan es tracta de despeses produïdes per desplaçaments laborals, mitjançant el règim de dietes exemptes.

Un altre cas en què la despesa es pot considerar fiscalment deduïble és el dels menjars abonades al personal d'una empresa subcontractada que realitza treballs de la nostra activitat, sempre que es pugui provar que aquestes despeses responen als fins descrits, estan degudament justificades i es troben correlacionats amb els ingressos. L'IVA suportat, d'igual manera, serà deduïble.

Desplaçaments o viatges

Sempre que la despesa de desplaçament o viatge (avió i tren, taxis, hotels ...) tingui caràcter deduïble en l'Impost sobre Societats, complint el requisit d'estar afecte a l'activitat, i acreditant el seu caràcter professional, la quota d'IVA ho serà també , sempre disposant de la corresponent factura acreditativa completa i procedint a la seva correcta comptabilització. De la mateixa manera que en el cas anterior, aquest tipus de despeses en caps de setmana és de difícil acceptació per l'Administració tributària.

Igual que els imports abonats en concepte de menjars dels treballadors de les empreses subcontractades, els desplaçaments d'aquests també seran fiscalment deduïbles, inclòs l'IVA suportat.

Transport dels treballadors a l'empresa

Aquest tipus de despesa és considerat com un benefici particular als treballadors i no a l'empresa, pel que la seva deduïbilitat no és possible. No obstant això, hi ha diverses excepcions (Llei de l'IVA art. 92 i 95):

Podrà ser despesa deduïble el transport d'empleats fins a l'empresa quan aquest sigui d'obligat compliment en virtut del Conveni Col·lectiu o d'una altra norma jurídica d'aplicació. Haurà de tenir caràcter gratuït, i no podrà existir cap retenció de part del salari del treballador per aquest concepte.

De la mateixa manera, s'entendrà que aquest servei als empleats és necessari per a l'empresa i per tant, deduïble, quan hi hagi impossibilitat o dificultat per utilitzar un altre tipus de mitjans, o bé, quan l'empresa disposi de diversos centres de treball entre els quals hagin de desplaçar-se els treballadors per realitzar les seves tasques. (Tribunal de Justícia de les Comunitats Europees)

Eduardo RuscalledaDep Empreses Alcar Associats