Una vegada superats Black Friday, Ciber Monday i Giving Tuesday -el coneixeu, aquest últim? És el dia de donar, per redimir-nos de tanta compra compulsiva-, em disposo a començar una nova jornada laboral al davant de l´ordinador armada amb un cafè amb llet i dues galetes Digestive. Obro el gmail i començo a contestar quatre correus urgents fins que tot de cop ho recordo, m´il·lumino i m´aturo en sec: el quadre màgic urgent/important. El quadre màgic urgent/important me´l va explicar un àngel de la guarda fa uns mesos i ha significat un abans i un després a la meva vida (en la laboral, sí, però fora d´aquesta també). Si no el coneixeu ja podeu córrer a agafar paper i bolígraf.
El quadre màgic urgent/important, doncs, és un quadre que juga amb dues variables que ja heu endevinat, la urgència i la importància, i que dóna quatre combinacions interessants. El voleu fer? Feu un quadrat i el dividiu en quatre quadrats petits. Als dos de dalt hi poseu, en majúscules: URGENT. A tots dos quadrats. Als quadrats de baix hi poseu, en majúscules: NO URGENT, també a tots dos quadrats. Just a sota les paraules que acabeu d´escriure, ara als dos quadrats de l´esquerra hi poseu: IMPORTANT. I als dos quadrats de la dreta hi poseu: NO IMPORTANT. Això ens dóna les quatre combinacions que dèiem, que d´esquerra a dreta i de dalt a baix són URGENT i IMPORTANT, URGENT i NO IMPORTANT, NO URGENT i IMPORTANT i finalment NO URGENT i NO IMPORTANT. Ja ho tenim. Ara només es tracta de, quan tenim una tasca entre mans, saber-la situar en algun punt del quadre: és urgent i important? És urgent i no important? És important però no és urgent? etc. Sembla molt fàcil, oi? Doncs no ho és tant.
Resulta que moltes vegades amb aquests termes estem confosos. Ens pensem que hi ha coses urgents que en realitat no són urgents però són importants, per exemple. I al revés. Comencem per dalt a l´esquerra: quan una cosa és urgent i és important s´ha de fer immediatament. Una urgència important és que hi ha algú que s´ha desmaiat al mig del carrer o que perdràs mil euros si no fas una trucada abans de dos minuts. N´hi ha molt poques. Una urgència no important... perd molt de pes com a urgència, oi? Haurem de valorar si val la pena córrer i fer-la o si ho deixem estar. Em salto el tercer requadre perquè m´agrada molt i el deixo per al final, per tant, anem a l´últim; no és ni urgent ni important: ho podem posar al final de tot de les tasques per fer, a sota d´aquella pila que ens mirarem quan tinguem una temporada molt tranquil·la. I ara ve el meu requadre preferit: tot allò que no és urgent però que és important. Atenció, perquè la majoria de fracassos vénen per ignorar aquestes tasques. Allò que no és urgent però és important s´ha de fer, s´ha de fer, s´ha de fer. I no podem deixar que falses urgències (són la majoria) ens facin deixar de banda les coses importants.
No he contestat els mails urgents perquè no ho eren, d´urgents. Ho faré en un altre moment. I ara dedicaré una estona, tranquil·lament, a les coses importants. Ho heu de provar!
