La metodologia de les 5S es va crear a Toyota als anys 60. Agrupa un seguit d'activitats que es desenvolupen amb l'objectiu de crear condicions de treball que permetin l'execució de tasques de forma organitzada, ordenada i neta. Consta de 5 fases, que s'han de seguir escrupolosament per aconseguir els següents beneficis:
- Involucrar tots els empleats en una eina eficaç i senzilla.
- Ajudar a l'eliminació de deixalles i fomentar el reciclatge.
- Reduir els riscos d'accidents i augmentar la seguretat en general.
- Reduir l'estrès dels treballadors en desenvolupar millors hàbits.
- Suavitzar el flux de treball i millorar la productivitat.
- Permetre fer menys moviments i trasllats inútils.
- Desenvolupar l'aprenentatge organitzacional.
Les 5S són:
1. Seiri (en català, classificar). Hauríem de fer-nos preguntes sobre els objectes que tenim a l'empresa o departament: Ho faig servir? Ha de ser guardat? Pot ser útil per a una altra persona? S'ha de reparar o vendre? Ho puc llançar? Hem de descartar, vendre o llançar tot allò a què no donem utilitat, ens ocupa espai, ens treu llibertat d'operació, pot donar mala imatge i sempre apuja els costos de manteniment i neteja.
- Seiton (en català, ordenar). Cada eina o accessori ha de tenir un únic lloc, on ha de trobar-se abans del seu ús. A més, després d'utilitzar-lo ha de tornar a ell. Tot ha d'estar disponible i proper al lloc on s'ha de fer servir. Gastar menys temps a buscar l'objecte necessari disminueix el cansament i augmenta la productivitat.
- Seiso (en català, netejar). Tota persona ha de conèixer la importància d'estar en un ambient net i integrar la neteja com a part del treball. És fonamental per a la imatge tant interna com externa de l'empresa i per a la salut dels treballadors. L'objectiu no és impressionar les visites sinó tenir l'ambient ideal per treballar confortablement.
- Seiketsu (en català, estandarditzar). Mantenir el grau d'organització, ordre i neteja aconseguit amb les tres primeres fases a través de senyalització, manuals, procediments i normes de suport. El responsable de la implantació ha de realitzar periòdicament visites a tota l'empresa i detectar aquells punts que necessiten millora. Ha de donar instruccions i procediments de treball per a ajudar als/les companys/es a evitar errors en les operacions en els seus llocs de treball.
- Shitsuke (en català, mantenir la disciplina). És el desig de crear un entorn de treball en base a bons hàbits. Mitjançant l'entrenament, la formació per a tots i la posada en pràctica d'aquests conceptes és com s'aconsegueix trencar amb els mals hàbits passats. Aplicar aquest mètode significa buscar el creixement en àmbit humà i personal, mitjançant l'autodisciplina i l'autosatisfacció.
I una frase per a la reflexió: «Si seguim fent el que estem fent, seguirem aconseguint el que estem aconseguint» ( Stephen R. Covey).
