El terme kaizen és d'origen japonès i significa «canvi per millorar», la qual cosa amb el temps s'ha acceptat com a «procés de millora contínua». Aquest és un sistema de qualitat que s'enfoca en la millora contínua i es basa a eliminar les deixalles (activitats innecessàries o malbarataments) i les operacions que no afegeixen valor al producte o als processos (aquelles per les quals el client final està disposat a pagar). Toyota defineix el malbaratament com a «qualsevol altra cosa que no sigui el mínim d'equip, materials, components i temps de treball essencial per a la producció».
En fer kaizen els treballadors van millorant els estàndards de l'empresa i poden arribar a tenir estàndards de molt alt nivell i assolir els objectius que es planteja l'empresa. És per això que és important que els estàndards nous creats per millores o modificacions siguin analitzats i tinguin en compte sempre la seguretat, qualitat i productivitat de l'empresa. I és que tot procés de canvi ha de començar amb una decisió i ha de ser progressiu en el temps, sense marxa enrere.
Kaizen es basa en un enfocament caracteritzat pels següents trets distintius:
- Millora en petits passos.
- Millora sense grans inversions. Optimització dels recursos existents.
- Millora amb la participació de tots els membres de l'organització.
- Millorar actuant, implantant ràpidament les millores.
- Millora en la velocitat en la implementació de canvis.
I en els següents principis:
- Bons processos donen lloc a bons resultats.
- Mirar-se a si mateix per comprendre la situació actual.
- Parlar amb dades, gestionar amb fets.
- Prendre mesures de contenció i corregir les causes arrel dels problemes.
- Treballar en equip.
- Kaizen és cosa de tots.
Les eines més utilitzades són:
- Ishikawa, conegut també com a causa-efecte o diagrama d'espina de peix, és una forma d'organitzar i representar les diferents teories proposades sobre les causes d'un problema.
- Paretto, d'on s'extreu la relació basada en el fet que el 80% de les conseqüències prové del 20% de les causes.
- Histograma. És aquella representació gràfica d'estadístiques de diferents tipus. La seva utilitat està relacionada amb la possibilitat d'establir de manera visual, ordenada i fàcilment comprensible totes les dades numèriques estadístiques que poden ser difícils d'entendre.
- PDCA. S'anomena així a causa del nom en anglès de cadascuna de les seves etapes: P del verb «Plan», o planejar; D del verb «Do», fer o dur a terme; C del verb «Check», comprovar, analitzar o verificar; A del verb «Act», per corregir els errors.
La metodologia PDCA és àmpliament utilitzada per les organitzacions que volen millorar el nivell de gestió mitjançant el control eficient de processos i activitats internes i externes, per mitjà de l'estandardització de la informació i reduint al mínim les possibilitats d'errors en la presa de decisions importants. El kaizen serveix per detectar i solucionar els problemes a totes les àrees de l'organització i té com a prioritat revisar i optimitzar tots els processos que es realitzen.
