08 de desembre de 2018
08.12.2018

Trucada, whatsapp o correu electrònic?

08.12.2018 | 01:22

Segurament tots coneixem algú que es queixa de rebre moltes trucades i de no poder treballar, de tenir acumulació de whatsapps, dos-cents emails per respondre, etc. Òbviament, si gestionem bé la nostra entrada de comunicació serem més eficients, però el motiu d'aquest text és proposar unes regles de comunicació dins la teva organització.

A la feina no tot és urgent, no tot és per ara i, si és així, falta planificació i gestió. La comunicació és essencial en qualsevol tipus d'activitat organitzada, essent un dels factors imprescindibles perquè aquesta funcioni i es desenvolupi adequadament. Qualsevol activitat humana es desenvolupa a través de la comunicació i les pròpies empreses, a mesura que s'han fet més complexes i competitives, han entès que constitueix un dels elements més importants per al seu propi desenvolupament. La via de comunicació no ve determinada pel tipus de negoci, sinó més aviat per la urgència de l'intercanvi d'informació. Analitzarem les tres vies de comunicació més emprades a les empreses:

- La trucada és el mètode més antic, el que permet la resposta més ràpida, però encara que es faci amb mans lliures, suposa temps per a l'emissor i, sobretot, envaeix el temps del receptor.

- El whatsapp és el mètode més nou, poden sorgir-ne problemes per errors d'escriptura, però et permet saber si t'estan contestant o si s'ha enviat/rebut el missatge.

- El mail permet una resposta més completa que les anteriors tot i que l'acumulació de mails d'entrada pot fer que sigui un mètode lent. Deixa el millor registre de l'acció i disposa d'opcions com la de «molt important» o posar l'assumpte en majúscules, per fer-lo més visible.

Així que, segons el meu parer i com a norma general:

- Si necessites la resposta de forma immediata o conèixer-ne matisos precisos, millor truca.

- Si necessites la resposta en les properes hores o si es pot respondre amb un monosíl·lab, passa un whatsapp.

- Si no necessites la resposta avui o hi ha d'haver arxius adjunts, envia un correu electrònic.

Si aconseguim que el nostre entorn i nosaltres mateixos seguim aquestes pautes, la nostra comunicació serà molt més suportable i efectiva.

El tema tractat en cap cas és superficial ni de poca importància. Tot i que encara no se'n parla massa, l'efecte Blurring, o efecte «difús», cada vegada afecta més ciutadans. El mòbil s'ha convertit en una prolongació del braç, es passa tot el dia a les nostres mans i el portem a tot arreu. L'efecte Blurring és el fenomen pel qual es produeix una absència de separació entre la vida laboral i la personal, o en el qual la primera envaeix la segona. Per exemple, passa quan tens trucades, whatsapps o mails de la feina en el teu temps lliure i has de posar-te a treballar en aquest moment. Per això reitero que cal que aprenguem a gestionar la nostra comunicació laboral.

Us deixo una frase sobre la comunicació que em fascina: «Entre dues explicacions, tria la més clara; entre dues formes, la més senzilla; entre dues expressions, la més breu», Eugeni d'Ors, periodista i escriptor.

Compartir a Twitter
Compartir a Facebook