En general, a l'escola, a la feina i a la vida sempre som recompensats per tenir la resposta, però potser la clau per aconseguir bons resultats resideix a plantejar-se bones preguntes. Començaré amb una pregunta: Què és un problema? El problema és la diferència entre la situació actual i l'objectiu. El problema pot ser bo quan és millor que l'objectiu, o dolent, quan es tracta de desviaments no desitjats en un patró determinat. Una forma senzilla de poder resoldre un problema és el PDCA o cicle de Deming.
El mètode PDCA va començar a sorgir el 1637 amb Descartes. A la dècada dels 20, Walter Andrew Shewart va crear el concepte de control estadístic de processos. Va ser a la dècada dels 50 que el mètode va ser descrit en etapes per William Edwards Deming, qui després es va fer conegut com el pare de la qualitat total.
El 1970, Ishikawa va desenvolupar eines gerencials per al PDCA i el 1973 el professor Falconi i els seus col·legues van portar el mètode al Brasil, iniciant el moviment de qualitat total. Avui el mètode és mundialment conegut i utilitzat per diversos gegants del mercat. El PDCA és una eina bàsica i essencial per a la correcta execució de la millora contínua a l'empresa. Les claus de l'expansió del mètode PDCA són la senzillesa de la seva implementació, el plantejament en forma de repetició de processos clarament definibles, l'enfocament cíclic aplicat al canvi, la resolució de problemes de fàcil manteniment un cop començat a aplicar i que és gratuït (es pot utilitzar mitjançant un simple Excel).
En la meva experiència professional he fet servir el PDCA per registrar si les produccions o execucions de serveis han tingut algun tipus d'error o si pel contrari han resultat correctes al 100%.
Un cop es detecta l'error o errors d'una execució, se'ls ha de donar una classificació prèvia indicant, de manera general, per quin motiu s'ha produït: error humà, error de programació informàtica, error per material defectuós, etc. Aquesta classificació posteriorment ens farà veure a nivell general on hem d'invertir a nivell de qualitat.
Un cop classificat l'error o errors, s'ha de tractar amb aquestes quatre fases:
- Planificar (Plan): En aquesta etapa s'analitza el problema, s'identifica el motiu i s'estableix una estratègia per corregir.
- Fer (Do): Aquí es desenvolupa la solució i es porta a terme.
- Verificar (Check): En aquest pas es verifiquen els resultats.
- Actuar (Act): A partir dels resultats, si aquests són correctes, s'estandarditza la solució. Si pel contrari són incorrectes, es torna al pas inicial.
Reunir un equip que periòdicament analitzi els resultats d'aplicar aquesta tècnica millorarà, tan a curt com a llarg termini, el resultat de qualsevol acció, ja sigui una producció o un servei. De res serveix que es facin millores o esmenes puntuals sense que siguin controlades, mesurades, verificades i estudiades amb cura.
En tot cas, quan s'ha d'utilitzar el PDCA?
- Com a model per a la millora contínua.
- En iniciar un nou projecte de millora.
- En el desenvolupament d'un disseny nou o millorat d'un procés, producte o servei.
- En definir un procés de treball repetitiu.
- En planificar la recollida i anàlisi de dades per tal de verificar i donar prioritat als problemes o causes fonamentals.
- En implementar qualsevol canvi.
