Tens moltes coses per fer? La majoria de persones estan en aquesta situació i això no és excusa.
El problema més gran és quan hom es centra només en resoldre les «urgències», però no té temps de fer les tasques importants. Establir prioritats és bàsic en qualsevol organització. Només així sabrem distingir el que és important del que és urgent, i on en què hem de centrar els nostres esforços.
Les prioritats són les que ens permeten estar cada dia més a prop d’aconseguir els nostres objectius empresarials. A més, permeten fer el nostre dia a dia molt més fàcil, ja que ens ajuden a enfocar el nostre treball en una direcció concreta. Per això, l’establiment de prioritats és una competència cada vegada més demandada.
L’objectiu d’aquest article és reduir l’ús de la frase “No tinc temps”. Crec que la qüestió no es basa en tenir temps o no, sinó d’analitzar quines són les prioritats, si estem dedicant les hores al que realment hauríem de dedicar-les. L’adequada gestió del temps i la sàvia gestió de prioritats marca la diferència entre les persones que aconsegueixen l’èxit i les que no, tant a nivell laboral com personal.
El temps és un recurs irrecuperable. Un cop que passa, no podem fer marxa enrere per restablir-lo, se’n va i no torna. Val la pena recordar, que tots comptem amb les mateixes hores del dia i els mateixos dies de la setmana, però no en traiem el mateix suc.
Com a exemple, a vegades veig discussions sobre si el got està mig ple o mig buit, però potser, el més important és anar a buscar aigua, omplir-lo i passar a la següent història.
A partir d’aquí, us deixo uns consells sobre com prioritzar, escull els que més t’encaixin.
1. Classifica el que és urgent i important. S’aconsella dividir les prioritats en quatre nivells diferents: importants i urgents, importants no urgents, urgents no importants i no importants i no urgents. Perquè no et sobrecarreguis, el millor és començar pel segon grup. Després de tot, qui pot resoldre les coses importants per endavant mai tindrà elements a resoldre del primer grup. No obstant això, si ja estàs al primer, has de començar per aquí.
2. Avalua les conseqüències. Revisa les accions que portin beneficis i millors resultats, és un gran entrenament per aprendre a prioritzar. Pregunta’t: «de totes les accions que he triat com a prioritat, quines d’aquestes portaran beneficis per a l’empresa immediatament?». Comença per aquestes.
3. Crea responsabilitats. Si delegues algunes responsabilitats a l’equip, és més fàcil obtenir els resultats que anheles.
4. Valora a llarg termini. És habitual que algunes prioritats es facin innecessàries amb el pas del temps. De la mateixa manera, altres necessitats poden semblar més urgents.
5. Calcula els costos. La matemàtica acostuma a ser una gran aliada quan es tracta de decidir alguna cosa. Si tens una d’aquelles llargues llistes de prioritats que ho deixen tot encara més confús, calcular el cost-benefici de les teves tasques pot ajudar a aclarir els teus pensaments.
6. Regla 1-3-5. Aquesta és una estratègia molt simple que es basa en la idea que cada dia podem completar un màxim de 9 tasques dividides en: 1 tasca gran i important que et porta directament als teus objectius setmanals, 3 tasques mitjanes i d’importància mitjana alineades amb els teus objectius setmanals i 5 tasques petites i d’importància baixa que no tenen per què estar alineades amb els teus objectius actuals, però que et permeten resoldre un problema major futur, que només pots resoldre tu.
Per tenir èxit amb ella, si ets de les persones que acostuma a tenir moltes tasques urgents, deixa lliure a la teva planificació com a mínim 1 tasca mitjana i 2 petites, per evitar saltar-te teva pròpia planificació. Aquesta regla no és inamovible, així que juga amb aquests números fins a trobar la teva combinació perfecta.
