El nou registre horari digital de la jornada laboral ja és imminent: com posar al dia la teva empresa abans que sigui tard

El control horari va deixar de ser una opció l'any 2019, quan el govern va obligar a totes les empreses a registrar la jornada laboral dels seus treballadors. Aquella primera normativa era molt més laxa amb el mètode de fitxatge i el Ministeri de Treball va presentar una reforma que, actualment ja es troba en tramitació i que s’implantarà al llarg d’aquest any. La principal novetat: la obligatorietat d’implementar un sistema digital, amb més garanties de traçabilitat i amb la possibilitat que la Inspecció de Treball pugui accedir als registres de manera remota.

Moltes empreses, però, tot i que el canvi és imminent, continuen gestionant el registre horari amb sistemes que podrien quedar obsolets davant els canvis normatius que es preparen. El paper, els fulls de càlcul i les eines no específiques tenen els dies comptats en un context que aposta per la digitalització, la transparència i la disponibilitat immediata de la informació.

Els canvis en el registre horari

Entre les principals novetats que planteja la reforma impulsada pel departament de Yolanda Díaz destaquen l'obligació d'utilitzar sistemes digitals, la impossibilitat de modificar o esborrar registres sense deixar rastre, la diferenciació entre hores ordinàries i extraordinàries, el registre de pauses i l'accés immediat als registres per part dels treballadors i de la Inspecció de Treball.

Aquest accés en temps real implica un canvi substancial respecte al model actual. L'objectiu és que la Inspecció de Treball pugui connectar-se de manera telemàtica i remota a les plataformes digitals de registre horari, sense necessitat de desplaçar-se físicament a les instal·lacions de l'empresa ni requerir prèviament la documentació.

Per a moltes petites i mitjanes empreses, el repte no és només tecnològic, sinó també organitzatiu. Adaptar-se als nous requisits implica revisar processos interns, formar els treballadors i garantir que la informació estigui disponible i correctament documentada.

Una adaptació més senzilla del que sembla

Algunes organitzacions ja fa temps que han fet aquest pas. És el cas de l'Ajuntament de Sant Joan les Fonts, que no disposava d'un sistema de registre horari abans d’implantar Timenet, un software de registre horari que distribueix Micrològic. Víctor Díaz, responsable de Sistemes i Tecnologies de la Informació del consistori, recorda que el procés va ser senzill. La principal dificultat va ser el canvi d'hàbits. "Vàrem posar uns punts de fitxatge per facilitar el registre de les jornades i Micrologic ens va ajudar i assessorar en tot”, explica.

Tot i aquella por inicial dels treballadors, aquest tipus de solucions s'alineen amb les tendències i regulacions actuals en matèria de protecció de dades. La directriu de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades sobre aquesta qüestió prioritza sistemes basats en codis PIN, targetes identificatives o aplicacions mòbils amb geolocalització - limitada exclusivament al moment del fitxatge-. En canvi, l'ús de dades biomètriques com l'empremta dactilar o el reconeixement facial està cada vegada més restringit per motius de privacitat.

Amb el sistema ja consolidat, la ministra de Treball, la Sra. Díaz destaca especialment la millora en el control de la jornada. "Queda més auditat el temps de treball en el cas de fer treball horari flexible" i afegeix que "RRHH pot veure que el treballador ha realitzat les hores setmanals corresponents. En el cas d'esdeveniments, brigada o personal amb flexibilitat horària, és necessari conèixer les hores treballades."

La Unió d'Empresaris de la Construcció de Girona (UEC) també va apostar pel programa que els va recomanar Micrologic i l'adaptació a Timenet va ser fàcil i ràpida. La seva gerent, M. Àngels Armengol, explica que abans no tenien cap sistema. I com en el cas de l’Ajuntament de Sant Joan de les Fonts, el principal repte va ser generar l'hàbit entre els treballadors. "Va ser complicat fer que els treballadors recordessin que havien de registrar la jornada". En el seu cas, el sistema serveix principalment per consultar incidències puntuals.

El punt de vista d'una assessoria

El canvi normatiu també afecta directament les assessories, que després han d'acompanyar les empreses en l'adaptació a noves regulacions. És el cas d’Assessoria Girona SL, que inicialment va apostar per enregistrar el fitxatge de forma manual. "Tant bon punt l’administració va marcar la obligatorietat del registre horari, vam iniciar el registre manual, però nosaltres com a empresa ens vam posar a buscar un sistema àgil i fàcil d’adaptar als nostres llocs de feina, i Micrologic ens va recomanar Timenet i va ser tot un encert per nosaltres i els nostres clients", explica Dani Marull, el seu gerent.

La transició cap al sistema va ser ràpida i l’assessoria gironina va implantar Timenet. "La veritat és que va ser molt senzill i des del començament la gent s’hi va adaptar bé". Segons Marull, els beneficis van anar més enllà del compliment legal. També considera que encara hi ha empreses que no són prou conscients dels canvis que venen. "Tots els canvis d’aquest tipus, sobretot aquest que implica més control i una immediatesa en l’enviament de dades, generen molt de respecte i primerament una resposta negativa per aplicar-lo”, assegura.

Aquesta reacció també té una explicació econòmica. El nou model sancionador previst planteja un canvi significatiu: les infraccions relacionades amb el registre horari deixarien de sancionar-se de manera global per empresa i passarien a computar-se individualment per cada treballador afectat. Això podria multiplicar considerablement l'import final de les sancions en aquelles organitzacions que no compleixin correctament les obligacions de registre i conservació de les dades.

L'acompanyament, la clau per reduir les friccions

Des de Micrologic, empresa gironina especialitzada en solucions de gestió, remarquen que el debat no hauria de centrar-se exclusivament en el programa, sinó en la capacitat d'acompanyar les empreses durant el procés de canvi. El seu gerent, Toni Valle, recorda que el principal canvi que planteja la nova regulació és "la obligatorietat d’utilitzar un sistema digital, no manipulable i accessible en temps real, tant pel treballador com per Inspecció de Treball".

En aquest sentit, l'accessibilitat en temps real ja no es limita a poder mostrar els registres quan són requerits, sinó que apunta cap a plataformes preparades perquè l'Administració pugui consultar la informació de manera remota i immediata quan sigui necessari. Segons explica, encara avui moltes empreses continuen cometent errors habituals, com "intentar portar el registre en paper, utilitzar sistemes o aplicacions que permeten manipular els registres de forma opaca o, fins i tot, no portar cap registre horari".

Toni Valle, gerent de Micrologic, considera que la digitalització és inevitable perquè amb els sistemes actuals com Timenet, no hi ha cap motiu pel qual una empresa no pugui utilitzar un sistema de control horari per la seva facilitat d’ús i pel preu econòmic. Però insisteix que l'element diferencial no és la tecnologia en si mateixa, sinó el suport que reben les empreses durant la implantació. En aquest sentit, Micrologic treballa tant directament amb pimes com a assessories que necessiten donar resposta als seus clients davant canvis normatius cada vegada més freqüents.

Aquest paper d'acompanyament a empreses per part de Micrologic resulta especialment rellevant en un moment en què moltes empreses se senten desorientades davant la complexitat reguladora. Més enllà d'oferir una eina tecnològica, l'objectiu és ajudar a reduir dubtes, minimitzar incidències i facilitar una transició ordenada cap als nous requeriments legals.