Moltes vegades la dinàmica del dia a dia pot fer-nos oblidar la importància d'organitzar bé la feina. La reunió de treball és una eina senzilla i habitual que permet elaborar plans, dissenyar estratègies, avaluar acompliments, fomentar la participació dels empleats, prendre decisions, etc.
Seguidament us ofereixo en quatre apartats unes claus perquè les reunions siguin útils i efectives.
1. Convocatòria de la reunió. La reunió s'ha d'anunciar als assistents amb el temps suficient perquè pugui ser enquadrada a l'agenda i es puguin preparar les intervencions. Només cal citar el personal estrictament necessari. A la convocatòria hi haurà de constar clarament el dia, l'hora, el motiu de la reunió, els objectius a aconseguir, els temes que es tractaran i el temps que es dedicarà a cada qüestió. Les reunions no poden celebrar-se a qualsevol lloc. El millor és un espai neutre, exempt de sorolls i amb el material necessari: cadires, projector/pissarra, ordinador, etc.
2. La reunió. És molt necessari que aquesta comenci de forma puntual. A poder ser s'ha de respectar tant l'hora de començar com l'hora final. Un bon mètode perquè no es retardi l'inici és fer pagar una penyora als que arribin tard. Aquesta penyora pot servir, per exemple, per pagar els cafès de la següent reunió. En els primer minuts cal assegurar-se que tots els assistents coneixen els temes a tractar, la seva importància i que estan preparats per a realitzar-la. Si no fos així, cal valorar suspendre-la. Cal seguir el desenvolupament previst a la convocatòria. Una norma no escrita, però de gran resultat, és començar les reunions tocant algun tema senzill i deixar els més importants per a la part central.
La persona que coordina la reunió ha de fomentar la participació activa dels assistents i no deixar que ningú imposi o acapari tota l'atenció de la trobada. És absolutament necessari manejar-les amb una petita quota d'humor que distengui l'ambient, evitant però, caure en divagar. No es poden permetre les discussions sense sentit o proves, les mentides, la creació de bàndols o el «passotisme». Si un dels participants boicoteja la sessió, se l'haurà d'excloure. No és una mesura agradable, però sí eficaç.
3. El final de la reunió. Abans de concloure l'acte cal oferir un temps al final perquè els participants exposin dubtes, suggeriments, comentaris? i sintetitzar les conclusions essencials. I, com no, agrair la participació dels assistents
4. Després de la reunió. Caldrà realitzar un sumari revisant si s'ha aconseguit complir els objectius prèviament marcats, les tasques que s'hagin pogut encomanar als diferents participants, el temps que disposen per dur-les a terme, les conclusions més importants, els acords adoptats i, si pot ser, la convocatòria als assistents a la següent reunió.
Les reunions no milloren per si soles si se segueixen cometent els mateixos errors. Cal intentar millorar en cada trobada, que cada reunió sigui millor que l'anterior, que hi hagi més espais per a la creativitat, l'aprenentatge en equip i la diversió, donant prioritat a l'acció, a la presa de decisions i, per sobre de tot, als resultats. D'una altra manera mai es motivarà els individus perquè se les prenguin seriosament.
