Kanban és una paraula japonesa que significa «targetes visuals» ( kan vol dir visual, i ban significa targeta). Aquesta tècnica es va crear a Toyota i s'utilitzava per controlar l'estat del treball, en el context d'una línia de producció. Avui dia, destaca com una eina de metodologia àgil. Per definició, les metodologies àgils són aquelles que permeten adaptar la forma de treball a les condicions del projecte, aconseguint flexibilitat i immediatesa en la resposta, per adaptar el projecte i el seu desenvolupament a les circumstàncies específiques de l'entorn.
Kanban és un sistema visual per administrar tasques en un desenvolupament empresarial. Permet visualitzar tant el flux, com el treball real que passa per aquest procésKanban. L'objectiu principal del Kanban és identificar potencials colls d'ampolla i corregir-los perquè el treball pugui fluir de la manera més òptima. Però també serveix per detectar processos innecessaris, millorar la comunicació en un equip, conscienciar sobre la necessitat de desenvolupar les tasques a temps, mantenir l'equip motivat i ser més flexibles en el dia a dia i més eficaços.
A més, és una metodologia pràcticament aplicable a qualsevol negoci, departament o equip de treball i és molt econòmica, ja que per utilitzar-la només cal una pissarra blanca, un tauler de suro o una aplicació informàtica senzilla d'utilitzar com pot ser el Trello.
El tauler més bàsic de Kanban està format per tres columnes: «Per fer», «En procés» i «Fet». Encara que jo recomano que com a mínim n'hi hagi quatre: «Per Fer», «En procés», «Pendent de revisió» i «Fet». Tanmateix, es pot adaptar a diferents procediments, concatenació de tasques, etc. Això sí, cada columna, cada apartat, hauria de tenir un nombre màxim de tasques.
Imaginem com posar-lo en marxa. Diguem que l'utilitzem, per exemple, per a un departament comercial. A la columna «Per fer» posaríem una targeta (blanca), per a cadascuna de les ofertes pendents de realitzar. Aquestes s'haurien d'ordenar i limitar, per donar-les pas a la següent fase de forma ordenada, sense col·lapsar el sistema. A la columna «En procés» hauríem de col·locar les que s'estan creant. Aquí podríem jugar a canviar de color la targeta, quan faci més de 3 dies que estigui en aquest estat, i passar-la a groc. I d'un altre color, quan en faci més de sis, que podria ser el taronja. La gràcia d'aquest exercici és veure els motius pels quals aquesta tasca no avança i intentar buscar solucions. Les ofertes acabades avançarien al següent estat: «Pendent de revisió». En aquest punt, per exemple, un supervisor o un company les revisaria buscant errors. Si els tingués, l'oferta hauria de tornar al pas anterior, i ser una altra vegada de diferent color, per exemple el vermell. Les targetes vermelles que retrocedeixin també haurien de canviar de color al lila o negre si triguen més de tres o sis dies a tornar a l'estat de revisió. Si per contra l'oferta fos correcta, passaria a donar-se per acabada, s'enviaria al client i acabaria en «Fet».
Si seguim aquest procediment d'una forma visual, a part d'ordenar el treball podríem comprovar si aquest avança linealment. Si fa 2 setmanes vàrem assignar realitzar 15 ofertes i només 3 estan fetes, 5 encallades en el segon pas, 5 s'han tombat al tercer pas i 2 estan pendents de revisar, estarà clar que tenim diversos problemes. Solucionar aquestes incidències, permetrà, a mig termini, agilitzar aquest procés i poder avançar sense tanta pèrdua de temps.
Segur que si li dones un parell de voltes, veuràs que aquest sistema es pot aplicar en alguna realitat del teu dia a dia laboral, perquè recorda que «el treball que mai es comença és el que triga més a realitzar-se» ( J.R.R. Tolkien).
